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コミュニケーション・ツールの使い方

今、わが社には、営業系、事務系、技術系を含め、15名ほどの役員、管理職がいる。彼らの特性を分析して見ると、４つのパターンに分類できる。

一つ目は、メールでのやり取りが多い人。次は、電話や直接会うことを重視する人。そして、メールも電話も少ない人、最後に、両方使い分けが出来る人。

その中で、メールも電話も少ない人は、話にならない。はっきり言って、管理職としての能力が感じられない人だ。ここでは、そんな人は相手にしない。

問題なのは、メールでのやり取りが多い人と、電話や会うことにを重視する人。どちらも極端な人たちである。不思議なことに、その両方ができる人は、極めて少ない。

そこで、この極端な人を分析してみた。

メールが多い人は、電話や会うことが苦手だ。苦手だから、メールになる。一方、電話や会うことを重んじる人は、はっきり言ってメールを書くのが苦手だ。

このようにして見ると、人は得意な方を多用し、苦手な方を避けるのが、手に取るように判るであろう。

メールが多い人は、技術系、事務系の人がほとんどである。一方、営業系の人は、電話や会うことが多くなる。このように分類されるのは、極自然なことであろう。

では、なぜそれが問題なのか。

それは、コミュニケーション・ツールとしての認識に欠けているということである。

メールが多い人は、できれば何でもメールで済まそうとする。電話や会って話すことが厄介に感じるからだ。また、営業系の人は、すぐに電話で済まそうとする。メールを打つのが厄介だと感じるからだ。

つまり、両方が厄介と感じるところに問題が起きるのである。メールで良さと悪さを認識していない、あるいは電話の良さと悪さを認識していないのだ。

これを、管理職だけでなく一般社員まで広げると、もっと顕著化する。

私は、営業に「初めて会った人には必ずメールでお礼を出せ」と指示している。

しかし、これができる営業は、少ない。彼らの中では、メールを出すのが面倒なのだ。もし、メールがない時代だったら、手紙でもハガキでも出すような姿勢が重要なのだが、強要しても出来ないのだから、余程、面倒　　．．．．．．．．
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　この続きは、堀田　信弘の公式ブログ「活・喝・勝」　http://hottaworld.com を参照してください。